Multitasking – jakten på regnbuen
Den moderne arbeidshverdag domineres av én ting: Avbrudd. Vi rekker ikke å utføre én oppgave før vi har fått en ny. Grunnen til at vi lar dette skje er en tro på at vi er i stand til å multitaske. Denne troen kan sammenlignes med jakten på regnbuen. Vi løper og løper for å komme dit, men når aldri frem. Hvilke praktiske konsekvenser får dette, og bør vi bry oss?
Illustrasjonsfoto: iStockphoto/ Thinkstock
Å multitaske betyr å gjøre flere ting på en gang. “Å gjøre noe” betyr her å utføre en oppgave som krever at du gjør aktive valg i utførelsen av oppgaven. Å håndtere to slike oppmerksomhetskrevende oppgaver samtidig, er den mennesklige hjerne helt enkelt ikke i stand til. Visse ting kan vi riktignok gjøre samtidig med andre: Vi kan f.eks. gå samtidig som vi snakker, plystre mens vi snekrer eller skrive på tastaturet mens vi sitter i telefonen. Grunnet til at vi kan klare å holde på med disse oppgavene samtidig er at vi er i stand til å automatisere. Oppgaver som ikke krever aktive valg kan vi utføre uten å aktivt fokusere oppmerksomheten vår på selve utførelsen av oppgaven.
Når vi står i en oppmerksomhetskrevende oppgave og blir bedt om å utføre en annen oppgave samtidig, kan vi i realiteten bare velge én av to ting: Å bli værende i utførelsen av den opprinnelige oppgaven, eller forlate den og gå over til den nye oppgaven. Å gjøre dette valget blir i tillegg en oppgave i seg selv.
Oppgaver utføres alltid i en kontekst. Det betyr at dersom vi skal utføre en oppgave, må vi plassere oss selv i den rammen av kunnskap og erfaring som gjør oss i stand til å utføre oppgaven. Skal vi utføre en annen oppgave, må vi forlate opprinnelig kontekst og flytte oss over i en annen. Slike kontekst-bytter tar tid og energi. Det kan sammenlignes med å et sceneskifte på teateret. Skal man hoppe mellom ulike scener i skuespillet kan man ikke bare ersatte dialogen til skuespillerene, man må også bære ut gamle kulisser og bære inn nye. En annen metafor er gravemaskinsjåføren som skal grave i to forskjellige hager. Han/hun graver ikke litt i den ene, flytter seg over til den andre og graver der, for så å flytte tilbake til den første hagen og fortsette gravingen der. Slike kontekst-bytter ville tatt for mye tid.
Enkelte (som er en del yngre enn meg) kaller seg med litt stolthet i stemmen for «digital natives» – innfødte i den digitale globale landsby. I dette begrepet ligger det en forestilling om at man er født og oppvokst inn i en digital virkelighet der man er i stand til å forholde seg til en kontinuerlig informasjonsstrøm via mange kanaler samtidig, uten at det går ut over hverken produktivitet eller kvalitet. Jeg syns en slik forestilling mer kvalifiserer til betegnelsen «digital naives». Det er er rett og slett en overvurdering av vår hjernekapasitet å tro at vi klarer å ha fokus mange steder samtidig.
De som tror de bedriver multitasking, bedriver i virkeligheten serietasking. Ved serietasking hopper vi fra utførelsen av en oppgaven over til en annen for så å enten hoppe videre eller hoppe tilbake til den opprinnelige oppgaven. Hvert «hopp» mellom de ulike kontekstene oppgaver utføres i, koster oss både tid og energi. Under tiden det tar før vi fullt og helt har etablert oss i den konteksten oppgaven skal utføres i, utfører vi oppgaven dårligere enn vi kunne ha gjort dersom vi klarte å fokusere fullt og helt.
I en svært interessant artikkel fra InformationWeek beskrives det hvordan det å bli utsatt for stadige avbrudd gjennom arbeidshverdagen, faktisk skaper en avhengighet av avbrudd noe som etterhvert reduserer våre kognitive ferdigheter. I samme artikkel refereres det til hvordan arbeidere som utsetts for store mengder avbrudd gjør flere feil, og får utført mindre enn de som skjermes mot avbrudd.
Å erkjenne vår manglende evne til multitasking er viktig. Manglende erkjennelse av dette leder til både økt stress og redusert produktivitet.
Hvilke kilder har vi til avbrudd og kan vi gjøre noe med de? På en vanlig kontorarbeidsplass er kanskje e-post viktigste avbruddskilden i dag. Videre har vi sms, telefonoppringninger og selvsagt folk som banker på døra. I tillegg kommer de avbruddene vi påfører oss selv. Vår avhengighet av nyhetsimpulser fører til at om ingen andre bryter oss av, gjør vi det selv ved å sjekke nettaviser o.l. for å se om det har skjedd noen nytt siden sist vi sjekket for et kvarter siden.
Følgende lille eksempel fra en vanlig arbeidsplass gir en beskrivelse av en hverdag der evnen til multitasking savnes:
“Gunnar” skal skrive ferdig en rapport og kan gjøre dette på to måter med tilhørende sekvens av oppgaver:
A: Gunnar tillater forsøk på multitasking.
1. Gunnar skriver på rapporten
2. Gunnar legger merke til iconet som varsler om én ny e-post
3. Gunnar hopper til e-post programmet og leser e-posten, men slutthåndterer den ikke, han har nå en ny uløst oppgave å tenke på.
4. Gunnar hopper tilbake til rapportskrivingen og fortsetter skrivingen på rapporten
5. Gunnar legger merke til ikonet som varsler om enda en ny e-post
6. Gunnar hopper tilbake til e-post programmet, leser e-posten, men slutthåndterer den ikke. Han har nå to nye oppgaver å tenke på.
7. Gunnar hopper tilbake til rapportskrivingen og fortsetter skrivingen.
8. Gunnar legger merke til ikonet som varsler om enda en ny e-post
9. Gunnar hopper tilbake til e-post programmet, leser e-posten, men slutthåndterer den ikke. Han har nå tre nye oppgaver å tenke på.
10. Gunnar hopper tilbake til rapportskrivingen og fortsetter skrivingen til han er helt ferdig.
B. Gunnar erkjenner manglende evne til multitasking, og har stengt varsling om ny e-post
1. Gunnar skriver på rapporten og skriver den helt ferdig
2. Gunnar hopper til e-post programmet, der har det kommet 3 nye e-poster mens han har skrevet rapporten.
3. Gunnar leser og slutthåndterer e-post nr 1
4. Gunnar leser og slutthåndterer e-post nr 2
5. Gunnar leser og slutthåndterer e-post nr 3
I scenario A går det med mye tid og fokuser tilå hoppe mellom de ulike kontekstene. Resultatet blir at mindre blir gjort og stressnivået til Gunnar øker.
Skjerming for telefonavbrudd er en velkjent strategi på mange arbeidsplasser for å forsøke å skape rom for fokusert arbeid. Dessverre glemmer mange å skjerme seg mot alle de andre avbruddene man utsettes for i dagens arbeidsliv. En liten parantes med tallet «1″ i uthevet skrift (1 ulest e-post) virker like distraherende som en telefonoppringning.
I eksempelet med Gunnar er det ikke bare et problem at han bruker tid og energi på å hoppe mellom kontekstene. I tillegg drar han med seg oppgavene e-postene representerer, og lar dem ligge i bevisstheten som uløste oppgaver. Det er tanken på uløste oppgaver som skaper stress, ikke det å utføre oppgaven i seg selv.
Når jeg som fastlege har pasienter på kontoret som opplever jobbsituasjonen som stressende, forsøker jeg å bruke tid på å kartlegge nøyaktig hvordan de får tildelt nye oppgaver og hvordan de beholder oversikten over disse. Svært mange har ikke noe veldefinert system for å holde oversikten over uløste oppgaver. Resultatet er at de i realiteten må huske på alle uløste oppgaver selv, samtidig som de lar alle informasjonskanaler stå åpne til enhver tid med tilhørende avbrudd.
Jeg jobber som fastlege, men reiser også rundt og holder foredrag om innbokskontroll. Jeg spør alltid mine tilhørere om hvor mange som har e-post programmet stående åpent slik at de blir varslet umiddelbart ved hver ny e-post. Mer enn 95 % av tilhørerne rekker opp hånda til bekreftelse på dette spørsmålet.
Forsøk på multitasking er ikke bare negativt. Enkelte undersøkelser peker på at selv om arbeidstagerne produserer mindre og med dårligere kvalitet, gir de stadige avbruddene arbeidstagerne en følelse av å være i et sosialt miljø – noe som i seg selv virker positivt for enkelte. Derfor trenger man ikke nødvendigvis å gå for fanatisk til verks om man ønsker å gjøre noe med avbruddsproblemene. Å stenge e-post varsling 1-2 timer hver dag kan f.eks. være en god begynnelse.
Det er et stadig økende fokus på et inkluderende arbeidsliv der tilrettelegging fra arbeidsgiver skal gi mindre sykefravær. Jeg tror fokus på fokuserte arbeidsøkter der man skjermer for alle typer avbrudd er et område hvor vi har mer å hente. Det viser seg nemlig at svært mange arbeidstagere opplever forventninger fra enten ledelse eller kolleger om f.eks. lynrask respons på e-post. Å skape rom for avbruddsfrie arbeidsøkter bør være både i arbeidstagerens og bedriftsledelsens interesse. Måter å få til dette på bør være tema på neste avdelingsmøte og ikke minst neste dialogmøte med den sykemeldte.
P.S. Denne bloggpost er forresten hovedsaklig skrevet i programmet Ommwriter, et tekstskrivingsprogram strippet ned til kun basale funksjoner og som holder avbrudd som måtte bli generert fra andre åpne program, ute.
Dette var artig! I 1969 var jeg prosjektansvarlig for en større skipsinstallasjon på Blohm + Voss i Hamburg. Som ansvarlig ingeniør hadde jeg konstruert installasjonene, tegnet alt og laget kalkyler. 20 til 30 mann i jobb. Jeg var slettes ikke fersk, men fant snart ut at alt ble dobbelt så dyrt og tok dobbelt så lang tid som antatt. Materialkostnadene og administrasjon var korrekt kalkulert. Dette bekreftet foregående erfaringer! Da analyserte jeg årsakene og laget en formel – vel innforstått med lærdommene fra Parkinsons Lov og Murphy’s Lov.
Det viste seg at man kalkulerte selve hovedarbeidet = B. Man undervurderte igangsettingsprosessen som viste seg å være B/2. Avsluttingsprosessen viste seg også å være B/2. Resultatet ble 2B! Denne enkle formelen tok jeg senere med i det daglige arbeide på kontoret og andre steder og lærte betydningen av kontinuitet – ikke for mye oppstykking av oppgaver i løpet av dagen. Det er dette man kaller Planlegging? Og «avbruddsfrie arbeidsøkter», slik du poengterer! Slik får man en god effektiv dag med hvilepuls!
Takk for artikkelen! Hilsen en Kvalitetsrevisor.
Takk for relevant kommentar med meget god eksemplifisering!
Jeg vil likevel moderere formelen din litt. I den digitale verden har man svært mange prosjekt av kort varighet. F.eks. svare kjapt på en e-post, sjekke twitter-feeden etc.
Problemet er da at varigheten av igangsettingsprosess og avsluttingsprosess ikke blir mindre proporsjonalt med oppgaven! Disse prosessene har et minimumsnivå av varighet og fokus, uansett hvor kortvarig selve oppgaven er. Det gjør at den prosentvise andelen igangsettingsprosesser og avsluttingsprosesser tar av hele din arbeidsdag øker, jo flere og jo mindre oppgavene er.
Din formel blir da seende slik ut:
Arbeidsoppgave 1 = B
Igangsetting = B/2
Avslutting = B/2
Resultat = 2B
Arbeidsoppgave 2 = B/2
Igangsetting = B/2
Avslutting = B/2
Resultat = 1,5B
Enig?
Flott innlegg! Her fikk jeg noen gode tips. Jeg prøver å jobbe effektivt og har fått god hjelp av Getting Things Done. En bok med masse ord, men prinsippene er enkle og intet hokus pokus. Den gir enkel tips om hvordan du skal holde oversikten og gjøre de riktige tingene. Da kan du «slippe oppgavene» og greie å konsentrere deg om den ene.
Hvis du er «tom i hodet» når du møter en oppgave, og skjermer deg, så blir du kreativ og effektiv!
Jeg er frelst! He, he.
Nå skal jeg jammen også slutte helt å mulittaske!
Hilsen Lise
Hei Lise, takk for ros og takk for nyttig innspill om Getting Things Done – GTD! GTD er etter mitt syn Formel-1 metoden blant de ulike metodene for stress- og oppgavemestring. Jeg har hatt stor glede av å lese boka og har hentet mye inspirasjon derfra. Spesielt i forhold til antiutsettelses-strategier og i forhold til å se sammenhengen mellom små oppgaver og overordnede mål.
GTD-metodikken tar så absolutt konsekvensen av menneskets manglende evne til multitasking. Som du sier: Man lærer seg å møte hver oppgave uten andre oppgaver i bevisstheten, for med det å klare å fokusere bedre på den oppgaven man jobber med i øyeblikket.
I Norge er det Morten Røvik som er guru innen GTD-formidling. Han tar gjerne imot henvendelser om dette. Dere finner ham på http://mortenrovik.no/
Min egen hverdag er for omskiftelig til at jeg selv velger å bruke GTD-metodikken fullt ut. Jeg har derfor i stedet lagt meg til en sterkt forenklet versjon jeg kaller innbokskontroll. Jeg opplever den som svært robust også når omstendighetene og kravene rundt deg skifter.
Kjenner jo Morten da!
Jeg hyra han inn i fjor (tror jeg – tiden flyr) til et dagsseminar for avdelingen. Det er hans skyld at jeg er så hekta. 
Det er interessant at du mener din arbeidssituasjon gjør at du ikke bruker GDR fullt ut. Greit for meg å vite, for folka i avdelingen har veldig forskjellige hverdager. Kanskje noen er tjent med din tilnærming.
Etter at jeg skrev denne bloggposten, kom jeg over en blogg dedikert til forskning på multitasking. Mye spennende å lese her:
http://themultitaskingmind.blogspot.no/
[...] hele startet med diskusjon om multitasking. I min bloggpost for Tidsskrift for den norske Legeforening, har jeg jo skrevet at multitasking ikke er mulig. Multitasking da forstått som bevisst utføring [...]
Alle modeller er en forenkling av det virkelige liv. Å sjekke digitale pop-ups, er barnemat ift hva feks. en guppeleder i en sykepleiergruppe på et stort sykehus må forholde seg til i sin arbeidshverdag. Og her er det ikke bare en rapport som skal bli ferdig, men syke mennesker som skal ha pleie, omsorg og medisinsk behandling på en trygg måte og i et meget komplisert samspill.
Jeg er helt enig i konklusjonene i artikkelen, men hvordan skal vi få anvendt de i det scenarioet jeg har skissert over? Paradoksalt nok kan det være «digitalisering» av oppgavene som kan være svaret på hvordan mange oppgaver som presenteres samtidig, kan omdannes til oppgaver som løses en etter en.
Takk for kommentar!
Jeg tror det er et stort problem at mange oppfatter digitale pop-ups og notifications som barnemat nettopp fordi budskapet i informasjonspakken er så lite vesentlig. Selvsagt er det langt mindre viktig at det komme en e-post med et nyhetsbrev, enn informasjonen om pasienter som tilflyter en avdelingssykepleier i situasjonen du beskriver. Jeg tror den holdningen nettopp gjør at folk tillater at disse informajonsslusene står åpne hele tiden. Man undervurderer konsekvensen et uviktig avbrudd har for konsentrasjon og produktivitet.
Jeg er ikke motstander av nye digitale løsninger – tvert imot! Imidlertid er jeg opptatt av at de individuelle mestringsstrategiene ofte ikke utvikler seg like raskt som teknologien. Det kan godt være at digitale løsninger kan bedre oppgaveoversikten til en avdelingssykepleier i den situasjonen du beskriver. Vi vet jo med sikkerhet at de eksisterende digitale løsningen ofte er tungrodde, snakker dårlig sammen etc. Men innføring av ny teknologi kommer ofte på toppen av gammel informajonsstruktur, og gir da bare enda en kanal folk må forholde seg til. Uten gode individuell mestringsstrategier på dette, risikerer man at produktiviteten forsvinner i avbrudd, og at de forpliktende oppgavene drukner i informasjonsstøyen.
På et sykehus har nok f.eks. mange drømt om en sms-tjeneste for å nå legene, for å slippe å bruke den evinnelige callingen som jo piper i et sett. Kan hende det kunne fungert, men det ville fordre en tydelig håndteringsstrategi fra brukerne. Hva ville skje om en slik ny sms-innboks ikke ble ferdighåndtert? Hvem skulle stå ansvarlig for å tømme innboksen? Og hva med ting som virkelig hastet? Det er ikke vanskelig å se for seg at man ville la gammeldags calling bestå når man ville være sikker på å nå legene, og så ville en sms-innboks komme på toppen som enda et stede å motta oppgaver.
Hei!
Jeg må si at jeg som sykehuslege kjenner meg veldig igjen i beskrivelsen i artikkelen din. Arbeidsdagen er full av avbrytelser og multitasking, noe som definetivt fører til et økt stressnivå. Jeg har også merket en paradoksal avhengighet til multitasking i form av å «sjekke epost, nettaviser, mobil osv, både på jobb og på fritid.
Det er først den siste tiden at jeg har blitt mer obs på at dette faktisk er et problem, og gjør en aktiv innsats for å minimalisere det.
Jeg tror absolutt at det er viktig at vi leger er obs på dette problemet.
Takk for kommentar!
Du påpeker et veldig viktig paradoks; Vi søker selv mot disse avbrytelsene, også når de ikke blir pushet.
Jeg tror begrepet «digital avhengighet» gir mening. Vi forholder oss til uleste meldinger/nyheter omtrent som barn (og voksne!) forholder seg til uåpnede gaver på julaften. De uåpnede pakkene er alltid mer spennende enn de som allerede er åpnet. Å få åpne en ny pakke gir oss et kick, en kortvarig glede. Gjerne etterfulgt av en tomhet vi bare kan lindre ved å søke etter enda en ny «uåpnet pakke».
Derfor praktiserer jeg selv digital faste der jeg helt bevist unngår avbrudd, og heller går inn i ulike mediekanaler fullt og helt i dedikerte økter.
Jeg har fått følgende kommentar: «Interessant at det har tatt såpass lang tid for mennesker å innse at man slett ikke blir mer effektiv av å multitaske.
De som driver med programmering har jo vært kjent med dette «fenomenet» helt siden man fikk operativsystemer som hadde denne egenskapen.
Her er en f.eks en artikkel fra 2001 som beskriver det samme fra et mer teknologisk perspektiv:
http://www.joelonsoftware.com/articles/fog0000000022.html
Det som skjer her er jo det samme som hos mennesker – context switching.»
Begrepet multitasking oppsto ganske riktig i computer-verdenen. Det har nok svært lenge vært bevisstheten av å få jobbe skjermet og uavbrutt. Som jeg skriver i bloggposten er det jo vanlig å ha tider av dagen eller uken skjermet for telefoner. F.eks. NAV-kontor som har telefonfri på onsdager. Problemet er manglende forståelse for at en person som sitter helt alene på et kontor med PC, ikke er skjermet likevel når alle digitale sluser står åpne og informasjonen fosser inn.